Làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả?

Làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả?

Làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả?

Làm thế nào để quản lý đơn hàng hiệu quả?

     Quản lý đơn hàng là quá trình nhận, theo dõi và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình quản lý đơn hàng bắt đầu từ khi đơn hàng được đặt và kết thúc khi khách hàng nhận được gói hàng của mình. Bên cạnh việc theo dõi tình trạng đơn hàng từ lúc xử lý đến khi vận chuyển, quản lý đơn hàng còn quản lý dữ liệu khách hàng, quy trình và những quan hệ đối tác cần thiết để thực hiện các đơn đặt hàng đó. Ví dụ, doanh nghiệp sẽ phải thông báo với khách hàng khi sản phẩm hết hàng hoặc không có sẵn trong kho, hay sẽ phải trả lời các thắc mắc khi có sự gián đoạn xảy ra trong quá trình vận chuyển. 

 

 

Cách lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả


 

     Vai trò của hệ thống quản lý đơn hàng là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, để lựa chọn một hệ thống hiệu quả, các nhà quản lý cần đưa ra những tiêu chí cụ thể phù hợp với mục tiêu và cách vận hành của doanh nghiệp. Sau đây là đề xuất về 4 yếu tố của một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả mà doanh nghiệp nên cân nhắc khi chọn lựa. 

 

Khả năng tích hợp với các hệ thống 

 

     Khi triển khai bất kỳ một hệ thống, phần mềm mới nào, doanh nghiệp cần cân nhắc khả năng tích hợp của nó với những hệ thống, phần mềm hiện có của doanh nghiệp. Tích hợp cho phép lấy dữ liệu ra và đẩy dữ liệu vào giữa các hệ thống một cách dễ dàng và nhanh chóng.

 

     Với số lượng dữ liệu lớn, đa dạng và được cập nhật liên tục từ những hoạt động khác nhau mỗi ngày, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể chuyển đổi và lưu trữ toàn bộ dữ liệu vào một hệ thống mới. 

 

     Do vậy, khả năng tích hợp đóng vai trò quan trọng đảm bảo tính liên kết và thống nhất giữa các luồng dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả và tính xuyên suốt trong những hoạt động của doanh nghiệp.

 

 

 

Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng

 

     Một trong những yếu tố cần có của hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả là khả năng theo dõi quá trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối. Vì quản lý đơn hàng bao gồm nhiều giai đoạn và quy trình khác nhau, từ tiếp nhận đơn hàng, nhặt hàng, đóng gói đến giao hàng và hỗ trợ sau bán hàng, nên sẽ rất khó để doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả nếu không có cái nhìn rõ ràng và toàn diện về các hoạt động của mình. 

 

     Bởi vậy, các nhà quản lý nên được cung cấp tầm nhìn toàn diện về toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng nhằm theo dõi số lượng hàng hoá trong kho, thời điểm đơn đặt hàng được tạo, đơn đặt hàng được xử lý như thế nào, cũng như quá trình sản phẩm được chọn, đóng gói, vận chuyển và giao.

 

Khả năng mở rộng

 

     Mọi doanh nghiệp đều hướng tới sự phát triển trong tương lai, do vậy khả năng mở rộng hệ thống để quản lý số lượng đơn hàng ngày càng lớn là rất quan trọng. Nếu hệ thống doanh nghiệp không thể tiếp tục phát triển và mở rộng, thoả mãn nhu cầu ngày một tăng cao của khách hàng thì điều đó sẽ gây thiệt hại cho doanh nghiệp và ảnh hưởng đến các quy trình, dịch vụ, trải nghiệm hiện có.

 

 

     Mặc dù hệ thống quản lý đơn hàng có thể được điều chỉnh và mở rộng để đáp ứng những yêu cầu từ doanh nghiệp thì nó vẫn tồn tại những hạn chế nhất định. Do đó, các nhà quản lý cần phải tìm hiểu về những khả năng và hạn chế của hệ thống để có thể phát triển nó phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.

 

Tổng hợp dữ liệu, báo cáo nhanh chóng và chính xác

 

     Khi công nghệ được áp dụng trong vận hành thì việc thu thập và tổng hợp dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả tận dụng công nghệ để cập nhật và lưu trữ hàng ngàn dữ liệu về đơn hàng và khách hàng. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cần có khả năng tổng hợp kết quả hoạt động và lập thành nhiều dạng biểu đồ, báo cáo về đơn đặt hàng, hàng tồn kho, dữ liệu khách hàng,... Nhờ đó, hệ thống có thể cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động của đơn hàng và kịp thời đưa ra những điều chỉnh cụ thể với từng nhu cầu và mục tiêu.